Аудит строительных организаций
Аудит строительных организаций относится к одному из основных элементов эффективного контроля качества управления компанией и качества выполняемых ею работ. Такой аудит необходим для оценки возможности организации выполнить требования заказчика и других участников строительства.
Под строительными организациями понимаются организации, выполняющие различные виды работ по строительству, реконструкции и капитальному ремонту.
Объектами аудита строительных организаций являются:
система управления строительной организацией. Аудит этой системы показывает, какие методы организация может применять для выполнения всех требований системы качества, а также степень соответствия выбранных методов этим требованиям;
система управления строительным проектом. Аудит этой системы показывает каким образом организация применяет выбранные ею методы для управления каждым конкретным проектом, а также степень адекватности применяемых методов требованиям заказчика и участников строительства.
Аудит строительных организаций может быть как внешним (аудит второй и третьей стороны), так и внутренним (аудит первой стороны). Каждый из них имеет свои цели и задачи. Направленность аудита строительных организаций изменяется в зависимости от вида.
Аудит строительных организаций третьей стороной ставит своей целью оценку степени соответствия системы управления организации требованиям системы качества. Обычно, такой аудит проводит независимый орган по сертификации. Основной направленностью аудита является определение «обобщенных» возможностей организации по управлению и контролю строительными работами. Аудит проводится выборочно, по требованиям стандарта (например, ИСО 9001). В ходе аудита определяется применение требований к работам организации, но не оценивается степень выполнения требований контрактов и заказчиков в каждом конкретном проекте.
Цель аудита строительных организаций второй стороной – оценка степени соответствия выполняемых работ установленным требованиям заказчика для каждого конкретного проекта. Основная направленность аудита заключается в проверке выполнения требований контракта. Аудит проводится по всем требованиям контракта, при этом система управления самой строительной организацией затрагивается только в той части, которая касается выполнения данного конкретного контракта.
Аудит строительных организаций первой стороной (внутренний аудит) преследует цель выявления несоответствий в применении требований системы качества к каждому из выполняемых контрактов. Основная направленность аудита заключается в проверке выполнения требований системы качества и требований заказчиков в каждом из проектов. Аудит проводится как по требованиям системы качества, так и по требованиям контракта для всех проектов, выполняемых организацией.
Особенности аудита строительных организаций
Система качества в строительстве имеет особенности, которые отражаются на проведении аудита строительных организаций. Предпосылок для таких особенностей несколько.
Во первых, для успешной реализации строительных проектов должны существовать две системы:
— система качества строительной организации. Строится на основе требований стандартов на системы качества, например ИСО 9001:2015;
— система качества каждого отдельного строительного проекта. Строится на основе процедур системы качества организации и стандартов, обязательных к применению в конкретном проекте (например, СНиПов, ГОСТов, стандартов СРО).
Во вторых, в реализации строительного проекта, как правило, задействовано несколько организаций – от единиц для малых проектов, до нескольких сотен для масштабных проектов. При этом система качества у каждой организации может быть своя, а система качества исполняемого проекта должна быть единая для всех участников проекта.
В третьих, условия реализации строительных проектов могут быть различны. Внешняя среда может существенно влиять как на процессы производства работ, так и на персонал строительной организации. И система качества организации, и система качества проекта должны учитывать влияние внешних факторов на работы.
Отсюда возникают особенности аудита строительных организаций:
1. Тесная взаимосвязь системы управления организацией и системы управления проектами. Аудит строительных организаций должен включать проверку двух взаимосвязанных систем – системы управления организацией и системы управления строительным проектом. Основной фокус внимания должен быть направлен на возможности системы управления организацией реализовать требования контракта в каждом конкретном проекте.
2. Регламентация работ большим количеством нормативных документов. В каждом новом контракте состав применяемых нормативных документов (СНиПы, ГОСТы, стандарты СРО) может существенно изменяться. Реализация строительного проекта сильно зависит от эффективности управления нормативными документами. Аудит строительных организаций должен дать оценку возможностей организации по управлению и применению нормативной документацией.
3. Постоянные изменения в ходе исполнения строительного проекта. Даже в малых проектах, происходят частые изменения. Все изменения должны отражаться в сопроводительных и управляющих документах. Аудит строительных организаций должен определить результативность и эффективность процесса управления изменениями.
4. Зависимость конечного результата от многих участников. На одном строительном объекте может работать множество компаний (строительных, проектных, производственных). В такой ситуации слаженная работа возможна только при эффективно выстроенной системе взаимодействия и передачи информации. Аудит строительных организаций должен учитывать систему взаимодействия множества участников строительства. Особенно актуальным этот вопрос становится при регулярной смене строительных организаций на объекте.
5. Зависимость строительных работ от условий окружающей среды. Далеко не всегда для выполнения строительных работ можно обеспечить нормальные условия окружающей среды. Многие строительные процессы зависят от климатических условий. Аудит строительных организаций должен включать в себя проверку таких условий и учет их влияния на результаты работы.
6. Повышенная опасность работ. Строительное производство является одним из самых травмоопасных. Соблюдение правил техники безопасности относится к элементам управления организацией и управления строительным проектом. Аудит строительных организаций должен оценить работу системы производственной безопасности.
7. Сложность контроля результатов отдельных видов работ. В строительстве существует множество видов работ, которые трудно, либо невозможно контролировать с помощью средств измерений. Качество этих работ целиком зависит от применяемых методов, оборудования и квалификации персонала. Аудит строительных организаций должен проверять способность компании управлять такими работами.
Каждая из этих особенностей проявляется в ходе планирования и проведения аудита строительных организаций. Они должны быть учтены при подготовке к аудиту, а их влияние оценено при проверке системы управления организацией и системы управления строительными проектами.
Ключевые элементы аудита строительных организаций
Аудит строительных организаций в зависимости от вида (аудит первой, второй и третьей стороны) будет несколько отличаться. Это обусловлено разной направленностью, разными задачами и особенностями аудита строительных организаций.
Основными задачами аудита третьей стороны (сертификационного аудита) являются:
— оценка соответствия строительной организации требованиям системы качества;
— оценка возможностей организации управлять строительными проектами;
— оценка взаимодействия с заинтересованными сторонами (подрядчиками, поставщиками, смежниками);
— определение возможностей по улучшению работы строительной организации.
Исходя из этих задач, аудит строительных организаций третьей стороной должен учитывать следующие ключевые элементы:
результативность системы управления организацией . Сертификационный аудит является краткосрочным и выборочным. Поэтому большая часть времени уделяется проверке системы управления организацией. Система управления строится на основе планирования, исполнения и контроля процессов. В первую очередь, при аудите строительных организаций проверяется работоспособность и результативность именно этих процессов;
адекватность применяемых методов управления . Методы, которая организация выбирает для управления работой и исполнения строительных проектов не всегда бывают адекватны требованиям заказчиков. Сертификационный аудит является независимым внешним взглядом на работу организации и может выявить расхождение между уровнем требований контрактов и методами работы организации;
управление нормативной документацией . Качество работы строительной организации и выполняемых ее проектов напрямую зависит от следования нормативным требованиям. Нормативная документация должна быть доступна на строительных площадках, являться актуальной и пригодной.
работоспособность внутренних коммуникаций . Обмен информацией между строительной площадкой, офисом компании, смежными организациями и заказчиком обеспечивает координацию работ в строительных проектах. Сертификационный аудит проверяет наличие необходимых каналов связи и методов коммуникации между строительной организацией и заинтересованными сторонами;
применение процедур и методов управления в исполняемых проектах . Система управления каждого строительного проекта строится на основе комбинации процедур системы качества организации. Внешний аудит строительных организаций оценивает «гибкость» настройки процедур системы качества на условия исполнения строительных проектов;
уровень обеспечения безопасности работ . Аудит третьей стороны является выборочным и не может обеспечить полную проверку соблюдения условий окружающей среды и техники безопасности. Тем не менее, в ходе аудита строительных организаций всегда выполняется проверка формализованных требований к безопасному выполнению работ.
Аудит второй стороны (аудит со стороны заказчика) направлен на оценку возможности строительной организации выполнить требования конкретного контракта. Этот аудит в большей степени проверяет систему управления конкретного проекта, чем систему управления организацией.
Основными задачами аудита второй стороны являются:
— определение соответствия работ проекта требованиям контракта;
— оценка качества работ;
— проверка соответствия привлекаемых ресурсов (материалов, оборудования, человеческих ресурсов и пр.) требованиям контракта.
Исходя из этих задач, аудит строительных организаций второй стороной должен учитывать такие ключевые элементы как:
соответствие системы управления проектом требованиям контракта . Для исполнения каждого контракта обычно создается своя система управления проектом. Эта система должна быть адекватна требованиям контракта;
применяемые технологии работ . В каждом контракте определен перечень нормативных документов (СНиПы, ГОСТы, стандарты СРО), которые устанавливают определенную технологию работы. Аудит строительных организаций со стороны заказчика проверяет соблюдение технологий работ в проекте;
методы управления смежными и подрядными организациями . В зависимости от продолжительности и сложности строительного проекта эти методы могут различаться. Аудит со стороны заказчика проверяет какие методы управления взаимодействиями применяются в конкретном проекте и какова их результативность;
уровень материально-технического обеспечения проекта . Для каждого заказчика важно, какие материалы, оборудование и техника задействованы в реализации конкретного контракта. Наличие у строительной организации необходимых материально-технических ресурсов еще не гарантирует их применение в конкретном проекте. Поэтому, аудит строительных организаций со стороны заказчика обязательно проверяет этот элемент системы управления проектом;
уровень квалификации и подготовки исполнителей . Требования контракта и нормативные документы, как правило, определяют квалификацию исполнителей работ (образование, подготовка, наличие допусков). Для обеспечения качества работ проекта строительная организация должна привлекать к работе сотрудников, уровень квалификации которых не ниже установленных в контракте;
организация документооборота проекта . Четкая система документооборота проекта позволяет более эффективно осуществлять контроль работ и упрощает сдачу объекта. Аудит строительных организаций со стороны заказчика проверяет ведение документации по ходу всего проекта. Особое внимание необходимо уделять исполнительной документации и изменениям в проектно-сметной документации;
соблюдение производственной дисциплины, правил безопасности и экологии . Каждый строительный проект связан с работами повышенной опасности, и каждый проект в той или иной степени влияет на экологию (работа с опасными материалами, шум, строительные отходы и пр.). В рамках каждого контракта существуют свои требования по безопасности и экологии. Аудит строительных организаций со стороны заказчика должен проверять выполнение этих требований применительно к условиям конкретного проекта.
Аудит первой стороны или внутренний аудит проводится силами самой строительной организации. Этот аудит может являться самым эффективным и полезным для организации, т.к. проводится сотрудниками, которые знают работу компании изнутри. В ходе внутреннего аудита есть возможность детально проверить как систему управления строительной организации, так и систему управления каждого проекта.
Основными задачами аудита первой стороны (внутреннего аудита) являются:
— определение результативности системы управления организацией;
— определение результативности системы управления каждым проектом;
— определение уровня соответствия стандартам, нормативным документам и процедурам системы качества;
— оценка качества выполняемых работ;
— определение возможных улучшений в работе организации и выполняемых проектах.
Внутренний аудит строительных организаций должен учитывать следующие ключевые элементы:
степень достижения целей организации . Достижение целей организации является одним из свидетельств эффективной работы системы качества. В ходе внутреннего аудита необходимо учитывать какие цели стоят перед организацией и как они достигаются;
степень достижения целей проектов . Достижение целей проектов напрямую связано с целями организации. Они показывают эффективность управления проектами. Достижение целей проектов необходимо рассматривать во взаимосвязи с целями организации;
уровень документирования работы . Система управления документацией строительной организации должна предусматривать создание и ведение документов необходимых на уровне всей организации и на уровне каждого отдельного проекта. Внутренний аудит строительных организаций должен охватывать как документацию системного уровня (процедуры, стандарты), так и документацию проектов (планы исполнения проектов, планы контроля качества, исполнительная документация, журналы контроля и производства работ и пр.);
уровень системы материально технического обеспечения . Этот уровень зависит не только от наличия оборудования, техники, средств измерений, но и от работы системы управления материально техническим обеспечением (ведение учета, обслуживания, профилактических осмотров, ремонта, тестирования и пр.). Аудит строительных организаций должен проверять все эти аспекты. На уровне проектов проверяется наличие и применение материальных ресурсов, а на уровне организации проверяется управление ресурсами;
уровень системы управления персоналом . Внутренний аудит строительных организаций должен охватывать два уровня проверки. На уровне проектов контролируется привлечение к работе персонала, отвечающего требованиям контрактов. На уровне организации контролируется система подготовки персонала (планирование обучения, контроль навыков, аттестация, кадровый учет и пр.);
результативность взаимодействия с заинтересованными сторонами (заказчиком, смежниками, поставщиками, подрядчиками). Большинство взаимодействий осуществляется по ходу реализации строительных проектов. Для того чтобы взаимодействия в каждом конкретном проекте были результативными, в организации должны существовать методы и правила коммуникаций с заинтересованными сторонами. Внутренний аудит строительных организаций проверяет результативность этих методов и правил на основе данных каждого конкретного проекта.
Аудит строительных организаций и квалификация аудиторов
Еще одним важным вопросом, который затрагивает аудит строительных организаций, является квалификация аудиторов. Для проверки строительных организаций аудитор должен обладать знаниями и навыками не только в области менеджмента качества и предметной области, но и во многих смежных областях.
Чтобы проводить аудит строительных организаций, аудитор должен обладать знаниями и подготовкой минимум в следующих областях:
— управление материально техническими ресурсами.
Кроме того, аудитор должен быть знаком с особенностями документооборота в строительной отрасли, нормативными документами по строительству, основами обеспечения безопасности в строительстве, основами экологического законодательства, регламентирующего строительную деятельность. Каждый конкретный вид работ в строительстве обладает своей спецификой, поэтому от аудитора могут потребоваться специальные знания, связанные с этим видом деятельности.