Проведение процедур переговоров в строительстве
Проведение процедур переговоров в строительстве
Порядок проведения процедур переговоров в строительстве.
Процедуры переговоров в строительстве применяются уже достаточно длительный срок, однако у субъектов хозяйствования продолжают возникать вопросы о практике их проведения. В данной статье мы рассмотрим примерный порядок проведения таких процедур.
Основным документом, регулирующим порядок размещения заказов в сфере строительства является «Положение о порядке организации и проведения подрядных торгов на строительство объектов» (далее – «Положение о торгах»), утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 03.03.2005 №235 «Об утверждении положений о порядке формирования договорной (контрактной) цены и расчетов между заказчиком и подрядчиком при строительстве объектов и о порядке организации и проведения подрядных торгов на строительство объектов». Порядок проведения процедуры переговоров регулируется главой 11 данного Положения.
Для проведения процедуры переговоров заказчику, в обязательном порядке, необходимо предварительно подготовить проектно-сметную документацию или техническое задание, обосновывающие размещение заказа. В соответствии с частью второй пункта 65 Положения о торгах техническое задание должно содержать:
— наименование, перечень, количество (объем) и стоимость выполняемых работ, оказываемых услуг и поставляемых товаров;
— технические, технологические, конструктивные или другие потребительские показатели и характеристики работ, услуг и товаров.
После подготовки проектно-сметной документации или технического задания заказчик обязан осуществить ряд функций, определенных пунктом 64 Положения о торгах.
В первую очередь заказчику необходимо принять соответствующее решение о размещении заказа на основе переговоров. Такое решение может быть оформлено, например, приказом руководителя заказчика, либо иного уполномоченного на то лица. Решение заказчика может оформляться и любым иным соответствующим документом. Например, это может быть распоряжение руководителя или задание на проведение процедуры переговоров. Своим решением заказчик должен также определить дату проведения переговоров, порядок извещения претендентов, а также уполномоченное лицо или комиссию, ответственных за проведение переговоров, и их полномочия.
На практике в организациях регулярно проводящих процедуры переговоров в строительстве, как правило, издается приказ о создании постоянно действующей комиссии, осуществляющей такие процедуры, либо назначается одно или несколько лиц, уполномоченных на их проведение. Этим же приказом, уполномоченным на проведение переговоров лицам и комиссиям, предоставляются соответствующие полномочия, в том числе, как правило, право принимать решение о выборе наилучшего предложения.
После назначения лиц, уполномоченных на проведение процедуры переговоров заказчику необходимо определить перечень приглашаемых претендентов. При выборе приглашаемых претендентов, следует учитывать не только нормы Положения о торгах, но и Указ Президента Республики Беларусь от 17 ноября 2008 года № 618 «О государственных закупках в Республике Беларусь» (далее – «Указ № 618»). В соответствии с пунктом 4 данного Указа, на государственные закупки товаров, работ и услуг, осуществляемые при строительстве объектов, не распространяется только действие пункта 3 Указа. Прочие же его нормы регулируют, в том числе, и проведение подрядных торгов и переговоров в строительстве, если их финансирование полностью или частично осуществляется за счет бюджетных и приравненных к ним средств.
Во исполнение требований Указа №618 Советом Министров Республики Беларусь было принято постановление от 20 декабря 2008 года № 1987 «О некоторых вопросах осуществления государственных закупок» (далее – «Постановление № 1987»). Соответственно, при размещении заказов в сфере строительства, следует учитывать, что пункт 2 Постановления №1987 также распространяется на государственные закупки товаров, работ и услуг в строительстве. Особое внимание, в данном случае, следует обратить на норму подпункта 2.3. пункта 2 данного Постановления. В соответствии с данной нормой государственные закупки за счет бюджетных средств могут осуществляться только у поставщиков, являющихся производителями товаров, а также их официальных торговых представителей, реализующих товары в соответствии с договорами (соглашениями) с этими производителями. У иных организаций и физических лиц, включая индивидуальных предпринимателей, государственные закупки товаров осуществляются в установленном порядке по решению руководителя (уполномоченного им заместителя) заказчика, только в случаях отсутствия предложений от производителей или их официальных представителей либо отказа таких лиц от участия в процедурах закупок или от заключения договоров на государственные закупки.
После того, как заказчик определил перечень приглашаемых претендентов, ему следует направить известным ему потенциальным претендентам приглашения к участию в переговорах. Одновременно с направлением приглашения заказчик может направить им проектно-сметную документацию или техническое задание, а также при необходимости иные документы, включая проект договора. Однако на практике, как правило, указанные документы предоставляются не всем приглашаемым претендентам, а только тем из них, кто выразил согласие участвовать в процедуре. Кроме того, не является для заказчика обязательным требованием и направление претендентам проекта договора. Достаточно часто такой проект представляется заказчику самим подрядчиком (исполнителем, поставщиком) выбранным по результатам процедуры переговоров.
Переговоры могут проводиться заказчиком различными способами. Это могут быть как встречи с претендентами и устное обсуждение условий предложенного договора, так и обмен письменными или электронными документами. Однако необходимо иметь в виду, что в соответствии с пунктом 67 Положения о торгах претендент обязан представлять свои предложения в соответствии с требованиями, изложенными в приглашении к участию в переговорах. Таким образом, в приглашении заказчику следует указать каким способом и в каком виде претендент должны представить свои предложения. После окончания переговоров заказчик проводит оценку полученных предложений претендентов и принимает решение о результатах процедуры.
Не редко встречаются случаи, когда по результатам проведенной процедуры переговоров, заказчик получает предложение только от одного претендента. В отличие от подрядных торгов, где для признания процедуры состоявшейся необходимо участие как минимум двух претендентов, пункт 63 Положения о торгах допускает участие в переговорах, как нескольких, так и только одного претендента. Соответственно, в случае если в ответ на направленные нескольким претендентам приглашения было получено предложение только от одного из них, заказчик вправе провести с данным претендентом переговоры и заключить с ним договор. Аналогично разрешается ситуация и когда в результате проведенных переговоров только один из претендентов представил надлежащее предложение. В этом случае переговоры также могут быть признаны состоявшимися.
По результатам переговоров заказчик составляет протокол, в котором отражаются содержание и результаты переговоров. Данный протокол в трехдневный срок подлежит утверждению заказчиком. После утверждения протокола заказчик и выбранный им претендент в течение десяти дней обязаны заключить договор (государственный контракт). Следует учитывать, что в соответствии с пунктом 72 Положения о торгах, в заключаемый договор включаются все существенные условия, сформированные по результатам переговоров. По взаимному согласию сторон, в договор также могут быть внесены отдельные условия, которые не были предметом рассмотрения в процессе переговоров, но не изменяющие их условий.
Как было сказано выше, нормы Указа №618, за исключением пункта 3, распространяются на все государственные закупки, независимо от того осуществляются ли они в строительстве или в других сферах. В связи с этим необходимо обратить внимание на следующее обстоятельство.
Пунктом 9 Указа № 618 при осуществлении государственных закупок не допускается изменение условий договора на государственную закупку, которое влечет дополнительное расходование бюджетных и приравненных к ним средств либо уменьшение количества закупаемых товаров (объема выполняемых работ, оказываемых услуг) или ухудшение их качества, если иное не предусмотрено в актах Президента Республики Беларусь, законах Республики Беларусь и постановлениях Совета Министров Республики Беларусь. Советом Министров были установлены случаи, когда допускается изменение условий договоров на государственные закупки. Так, например, подпунктом 2.1. пункта 2 Постановления № 1987 установлено, что заказчик, в ходе проведения процедуры государственной закупки, вправе в пределах выделенных ему бюджетных средств, увеличивать (уменьшать) до 10 процентов объем данной закупки. Той же нормой, заказчику предоставлено право изменять стоимость закупки, указанную в договоре. Однако, как указано в данном пункте, действие данной нормы не распространяется на закупки при строительстве, в том числе ремонте, реконструкции, реставрации зданий, сооружений, их комплексов, изменении их функционального назначения, внешнего облика и интерьеров, сносе существующих строений, благоустройстве.
В данном случае заказчику и подрядчику (поставщику, исполнителю) следует руководствоваться пунктом 33 постановления Пленума Высшего Хозяйственного Суда Республики Беларусь от 23.12.2005 №33 «О некоторых вопросах рассмотрения споров, вытекающих из договора строительного подряда». В соответствии с данной нормой согласованные в процессе процедуры переговоров, существенные условия договора не могут быть изменены, в том числе и по соглашению сторон. При этом последствием несоблюдения указанных требований законодательства, может быть установление факта ничтожности соглашения сторон о внесении изменений в условия договора.
В отношении же изменения цены договоров, заключенных по результатам подрядных торгов или переговоров в строительстве, вне зависимости от источников их финансирования, Совет Министров установил специальные нормы, регулирующие изменение цены таких договоров. Пунктом 11 Положения о порядке формирования договорной (контрактной) цены и расчетов между заказчиком и подрядчиком при строительстве объектов (далее – «Положение о порядке формирования цены»), утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 03.03.2005 № 235, установлено, что договорная цена корректируется в следующих случаях:
— внесения в установленном порядке изменений в проектно-сметную документацию;
— изменения налогового законодательства;
— изменения стоимости материалов, изделий и конструкций, эксплуатации машин и механизмов по сравнению с учтенной в договорной цене (с согласия заказчика);
— изменения прогнозных индексов цен в строительстве, утверждаемых в установленном порядке.
Таким образом, с учетом вышеуказанной нормы пункта 72 Положения о торгах, после заключения договора по результатам процедуры переговоров в строительстве, цена договора может быть изменена только в случаях предусмотренных пунктом 11 Положения о порядке формирования цены.
Безусловно, процедура переговоров в строительстве значительно проще, чем подрядные торги. Тем не менее, для ее проведения заказчику необходимо оформить как минимум два документа: распоряжение о проведении процедуры переговоров и протокол по их результатам. Кроме того, заказчик обязан определить перечень приглашаемых претендентов. Такой перечень может быть оформлен как отдельным документом, так и содержаться в тексте распоряжения. Одним из примеров оформления документов при проведении процедуры переговоров могут быть приведенные ниже формы приказа и протокола.
Примерная форма приказа
О размещении заказа на _______________________________
(наименование предмета заказа)
на основе переговоров
1. В соответствии с пунктом 10 Положения о порядке организации и проведения подрядных торгов на строительство объектов», утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 03.03.2005 №235 «Об утверждении положений о порядке формирования договорной (контрактной) цены и расчетов между заказчиком и подрядчиком при строительстве объектов и о порядке организации и проведения подрядных торгов на строительство объектов» провести процедуру переговоров для выбора подрядчика на _________________________
(наименование предмета заказа)
2. Процедуру переговоров провести в период с ___________ по _____________.
3. Назначить ответственным за проведение переговоров _____________________________
(должность Ф.И.О. ответственного лица или наименование конкурсной комиссии)
4. _____________________________________________ определить перечень претендентов
(должность Ф.И.О. ответственного лица или наименование конкурсной комиссии)
для участия в переговорах и направить им по почте приглашения.
5. Направить претендентам, выразившим желание участвовать в переговорах, техническое задание и проект договора.
6. Предоставить _______________________________________________________________
(должность Ф.И.О. ответственного лица или наименование конкурсной комиссии)
полномочия на проведение переговоров с претендентами, получение и оценку представленных ими предложений, выбор победителя переговоров.
7. _____________________________________________ составить протокол по результатам
(должность Ф.И.О. ответственного лица или наименование конкурсной комиссии)
проведения переговоров и представить его на утверждение директору организации.
______________________________ _________________ ___________________
Наименование должности руководителя организации Подпись Расшифровка подписи
С приказом ознакомлен _________________ ___________________
Подпись Расшифровка подписи
Примерная форма протокола проведения переговоров
Примерная форма приказа о проведении переговоров по выбору подрядчика на текущий (капитальный, иной вид) ремонт
Открыть документ в галерее:
Текст документа:
О проведении переговоров
по выбору подрядчика
на текущий (капитальный, иной вид) ремонт
В связи с необходимостью выбора подрядчика по объекту: «_____________ _____________», расположенному по адресу: _____________________, и выделением бюджетного финансирования, в целях рационального, эффективного и прозрачного расходования бюджетных денежных средств, обеспечения добросовестной конкуренции, соблюдения принципов гласности, объективности оценки, единства требований и создания равных условий, выбора оптимального подрядчика
1. Провести процедуру переговоров по выбору подрядчика на выполнение работ по объекту: «________», расположенному по адресу: ____________________.
2. Переговоры провести в соответствии с требованиями постановления Совета Министров Республики Беларусь от 03.03.2005 N 235 «Об утверждении положений о порядке формирования договорной (контрактной) цены и расчетов между заказчиком и подрядчиком при строительстве объектов и о порядке организации и проведения подрядных торгов на строительство объектов».
3. Переговоры провести «___» __________ 20___ г.
5. Приглашения потенциальным претендентам направить __________________ (вариант: по факсу (с обязательным подтверждением получения приглашения со стороны потенциальных претендентов, которым такие приглашения направлены), электронной почте (электронным документом (при наличии утвержденных правил по составлению, регистрации и направлению такого рода документов)), почтой (заказным письмом с уведомлением о вручении), нарочным (указать ответственного за направление данным способом), иным способом).
6. Ответственным лицом за организацию и проведение переговоров назначить ___________________________________________________________________.
8. Состав Комиссии сформировать в количестве ____ человек:
члены Комиссии: ___________________________________________.
Председатель Комиссии несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Комиссию задач и функций.
При отсутствии специалистов соответствующего профиля Комиссия вправе привлекать специалистов из органов государственного управления Республики Беларусь или иных организаций для включения в состав Комиссии либо для работы в качестве экспертов.
Представители Комитета государственного контроля Республики Беларусь имеют право участвовать в качестве наблюдателей в работе Комиссии на любой стадии проведения переговоров.
В своей деятельности Комиссия руководствуется действующим законодательством, настоящим Приказом, регламентом деятельности Комиссии по организации проведения переговоров, локальными актами, решениями, принимаемыми руководителем заказчика.
9. Определить полномочия Комиссии исходя из целей ее создания:
— определяет перечень требований к потенциальным претендентам, исходя из предмета заказа, порядок проведения процедуры, порядок, форму, окончательное время подачи предложений, время вскрытия и рассмотрения предложений, критерии и способы оценки предложений;
— разрабатывает приглашение к участию в переговорах, предоставляет на подпись __________________________ (указать лицо, уполномоченное ставить подпись на такого рода документы), регистрирует и в день подписи направляет потенциальным претендентам с приложением технического задания;
— определяет окончательное время подачи претендентами предложений;
— назначает лицо, ответственное за направление в установленном настоящим Приказом порядке приглашения на переговоры, дополнительные источники публикации приглашения;
— обеспечивает разъяснение возникающих у претендентов вопросов в отношении информации, указанной в документах по переговорам;
— определяет критерии оценки квалификационных данных претендентов и перечень документов, представляемых претендентами для подтверждения квалификационных данных;
— проверяет предложения на их соответствие требованиям приглашения и технического задания;
— устанавливает критерии определения наилучшего предложения;
— принимает решение о запрещении отзыва или изменения претендентами предложений до истечения срока их подачи;
— определяет возможность использования претендентами в предложениях товаров и (или) работ с техническими решениями, альтернативно изложенными в документах по закупке, а также представления предложений на часть закупаемых товаров, работ или услуг;
— получает предложения и проводит их регистрацию;
— вскрывает предложения в указанное в приглашении время;
— при необходимости запрашивает у претендентов дополнительную информацию, касающуюся разъяснения представленных ими предложений;
— отклоняет предложения в случаях несоответствия таковых требованиям технического задания и приглашения, непредставления или отказа претендента от представления информации, определенной техническим заданием и приглашением, или представления недостоверной информации;
— определяет сроки, порядок, способ, форму проведения переговоров с претендентами по снижению цен поданных ими предложений;
— оценивает предложения в соответствии с критериями, способами оценки и в порядке, указанными в приглашении;
— выбирает одно наилучшее предложение и соответственно одного подрядчика;
— принимает решение о результатах переговоров;
— составляет протокол по результатам проведения переговоров и представляет его руководителю заказчика в течение одного рабочего дня от даты составления для утверждения;
— в случае, если не представляется возможным определить наилучшее предложение, делает заключение о целесообразности проведения повторной процедуры;
— при необходимости направляет материалы в научно-исследовательские институты, научные общества, ассоциации, организации и отдельным специалистам для получения письменных заключений по ним в установленные сроки;
— определяет регламент своей работы.
— имеют право при несогласии с решением Комиссии представлять мотивированные возражения в письменном виде;
— несут ответственность (равно как и привлекаемые к участию в ее работе специалисты) за соблюдение в своей деятельности установленных правил, за объективность принятия решений, а также за разглашение информации, которая согласно условиям процедуры является коммерческой тайной;
— участвуют в заседаниях Комиссии без права замены.
Членом Комиссии не может быть:
— работник заказчика, который имеет статус индивидуального предпринимателя;
— представитель претендента, в том числе работающий по совместительству у заказчика на основе трудового договора (контракта);
— супруг (супруга), родственник до третьей степени включительно кого-либо из претендентов;
— работник заказчика, обладающий акциями (долями) в уставном фонде одного из претендентов, или за последние три года согласно записям в трудовой книжке осуществлявший деятельность на основе трудового договора (контракта) с одним из претендентов, или состоявший в руководящем или административном органе претендента;
— работник заказчика, не ознакомленный с настоящим Приказом.
Комиссия не несет ответственности перед претендентами при объявлении процедуры закупки, не состоявшейся по обстоятельствам, не зависящим от работы Комиссии.
10. Заседания Комиссии проводить по мере необходимости.
11. Организацию заседания Комиссии, оформление протоколов, направление и прием запросов, оформление, прием и рассылку писем по процедуре переговоров, а также иные обязанности согласно решению Комиссии обеспечивать секретарю Комиссии. Для осуществления данных функций в целом или в части Комиссия может уполномочивать (назначать) иное лицо, в том числе из состава членов Комиссии по процедуре или работников заказчика.
12. Решение Комиссии принимать открытым голосованием при условии присутствия не менее 2/3 ее состава и считать принятым, если за него проголосовало более половины членов Комиссии, участвующих в заседании. При равном распределении голосов принимается решение, за которое проголосовал председательствующий на заседании Комиссии.
13. Решения Комиссии оформлять протоколами, которые подписываются председательствующим на заседании Комиссии, секретарем Комиссии, членами Комиссии и утверждаются руководителем заказчика.
14. После утверждения руководителем заказчика протокола (протоколов) по результатам проведения переговоров совместно с ______________________ (работником заказчика, при необходимости с привлечением сторонней организации) в течение двух рабочих дней разработать проект договора подряда с учетом проведенных переговоров, предложения претендента, выбранного подрядчиком.
15. Согласовать проект договора в соответствии с действующим порядком со службами и отделами, представить на подпись руководителю заказчика, после чего направить выбранному подрядчику для заключения в соответствии с установленным сроком на его заключение.
16. Исполнителем по договору подряда после его заключения назначить _______________, которому вменить в обязанность обеспечить контроль за его выполнением со стороны подрядчика, а также за выполнением обязательств со стороны заказчика.
17. Всем службам, отделам, работникам заказчика в силу своей компетенции оказывать при обращении Комиссии помощь для надлежащего проведения переговоров по выбору подрядчика по объекту: «_____________________________».
18. Настоящий Приказ довести до сведения заинтересованных лиц под роспись.