- Должностная инструкция делопроизводителя
- Образец должностной инструкции делопроизводителя
- Общие положения
- Обязанности делопроизводителя
- Права
- Ответственность
- Необходимость должностной инструкции делопроизводителя
- Принципы должностной инструкции
- Составление должностной инструкции
- Общие положения
- Обязанности
- Права
- Ответственность
- Должностная инструкция делопроизводителя
- I. Общие положения
- II. Должностные обязанности
- III. Права
- IV. Ответственность
Должностная инструкция делопроизводителя
Должностная инструкция делопроизводителя определяет спектр функциональных обязанностей специалиста, ответственного за ведение документооборота в организации.
Образец должностной инструкции делопроизводителя
Общие положения
- Делопроизводитель входит в категорию специалистов.
- Делопроизводитель назначается на должность и увольняется с неё приказом директора компании, по согласованию с его непосредственным начальником.
- Делопроизводитель находится в подчинении заместителя директора компании или иного руководящего лица в соответствии с действующим штатным расписанием.
- Лицо, которое принимается на должность делопроизводителя, обязано иметь законченное среднее образование и иметь документы об успешном прохождении соответствующих профессиональных курсов; требования по стажу работы по специальности к нему не предъявляются.
- Лицо, принятое на должность делопроизводителя, обязано обладать знаниями:
- актуальных нормативов, определяющих процесс документооборота в компании;
- законодательства, которое регулирует доступ к персональной информации и конфиденциальным данным;
- внутренних правил компании, регулирующих процесс документооборота;
- принципов составления аналитических документов по документообороту;
- должностной структуры компании;
- действующих системы электронного оборота документов в компании;
- ведения базы данных документов компании;
- типовых сроков и принципов обращения с документами;
- требований к сохранности и хранению документации;
- требований, предъявляемых законодательством и другими актами, к грамотному оформлению юридически значимых документов;
- норм архивирования документов;
- нормативов составления описи документов по заданным критериям;
- правил функционирования офисного оборудования и используемого программного обеспечения.
- В своей деятельности делопроизводитель должен руководствоваться:
- действующими законами;
- положениями данной инструкции;
- документами компании, относящимися к сфере своей компетенции.
- Во время отсутствия делопроизводителя (болезнь, командировка и пр.) его обязанности исполняет сотрудник, назначенный директором по согласованию с заместителем директора.
- Для обеспечения процесса бесперебойного функционирования системы оборота документов делопроизводителю дается право подписи в пределах его компетенции.
Обязанности делопроизводителя
- Обрабатывает входящую корреспонденцию, регистрируя её и направляя в соответствующие подразделения компании.
- После получения соответствующих руководящих распоряжений отдает для исполнения необходимые документы.
- Ведет внутреннюю базу документов компании.
- Обеспечивает комплекс мер по сохранности документов.
- Обеспечивает ведение текущей документации компании.
- Осуществляет первичную сортировку и отбор документов.
- Контролирует доведение документов до их адресатов.
- Дает справки по документам компании.
- Занимается описью документов в соответствии с распоряжениями руководства.
- Контролирует корректность ведения документации подразделениями компании.
- Следит за актуальностью номенклатуры документации компании.
- Выполняет распоряжения руководителя в сфере своей компетенции.
- Соблюдает внутренние нормы компании в части безопасности, трудового распорядка и обращения с документами.
Права
Делопроизводитель обладает правами:
- На знакомство с проектами распоряжений, касающихся своей сферы деятельности.
- Вносить предложения по модернизации процессов документооборота.
- Получать от коллег и руководителей информацию, необходимую для нормального функционирования системы обработки документов.
- Сообщать руководителям и коллегам о выявленных недоработках в системах документооборота компании.
- Требовать от непосредственных руководителей соблюдения трудовых норм в соответствии с действующим законодательством и данной инструкцией.
Ответственность
Делопроизводитель может быть привлечен к ответственности на следующих основаниях:
- За ненадлежащее исполнение функций, определенных данной инструкцией, в границах, определенных положениями трудового законодательства.
- За раскрытие конфиденциальной информации, утрату и хищение документов в пределах соответствующих норм законодательства.
- За совершенные на рабочем месте правонарушения — в соответствии с положениями соответствующего законодательства.
- За нарушение внутренних норм по трудовому распорядку, безопасности и хранению документов — в соответствии с положениями законодательства и соответствующих положений компании.
Необходимость должностной инструкции делопроизводителя
Данный документ регулирует основные моменты взаимоотношений специалиста с руководителями и коллегами. Для самого делопроизводителя документ служит основой выполнения им своих функциональных обязанностей. Для руководителей инструкция дает ориентир по взаимодействию со специалистом в рабочем процессе. Для обеих сторон инструкция выполняет важную профилактическую роль, позволяя на ранних подступах гасить потенциальные конфликтные ситуации.
Принципы должностной инструкции
Единая форма этого документа как в целом, так и для делопроизводителя отсутствует. Есть рекомендованные профессиональным стандартом № 276н, утвержденным в 2015 году, требования к навыкам делопроизводителя, но большая часть содержания инструкции дается на усмотрение работодателя. Поэтому организации обладают большими возможностями подстраивать положения данного документа под себя, в соответствии с отраслевой спецификой, размерами и другими моментами. Тем не менее существуют определенные стандарты составления данного документа. Считается, что в него должны в обязательном порядке входить 4 раздела:
- Общие положения — тут дается целостная характеристика положения специалиста.
- Обязанности — тут прописывают функции делопроизводителя.
- Права — дается перечень прав специалиста.
- Ответственность — в общем виде дается перечень основания для привлечения к ответственности.
К данным разделам руководители могут добавлять и некоторые другие. Обычно добавляют пункт об условиях труда. Можно добавить и пункт, где детально описаны должностные связи.
Сама инструкция составляется по принципу: один экземпляр для одного специалиста. Каждая инструкция должна для вступления в силу быть заверена собственноручной подписью делопроизводителя, а также руководителя и ответственного служащего.
Составление должностной инструкции
Документ желательно печатать на стандартном бланке компании. Соответственно, правая часть сверху отводится для данных о компании и руководителе. Далее по центру пишется наименование документа. Что касается самого содержания разделов, то оно расписано ниже.
Общие положения
В первую очередь, здесь прописывают:
- категорию, к которой относится делопроизводитель;
- требования по квалификации;
- кому он подчиняется;
- кто его должен заменить в случае необходимости.
Обязательным является перечень навыков и знаний, набором которых должен обладать делопроизводитель.
Важно! Перечень знаний соответствует потребностям каждой конкретной организации и не является стандартным.
Обязанности
Именно на основании данного раздела и строится повседневная деятельность делопроизводителя. Поэтому необходимо четко прописать функции сотрудника, не обременяя его и, с другой стороны, не забывая включать сюда ключевые рабочие обязанности.
Важно! Если делопроизводителей несколько, то рекомендуется не дублировать обязанности, а четко их прописать для каждого работника.
Права
В разделе даётся перечень прав, которым наделяется делопроизводитель для эффективного выполнения им своих обязанностей.
Важно! Необходимо четко соотносить объем прав с функциональными обязанностями делопроизводителя.
Ответственность
Здесь дается перечень причин, на основании которых работник может быть привлечен к ответственности. Принципы ответственности даются в общем виде, поскольку конкретная ответственность может наступить после юридических разбирательств.
После составления инструкция дается для ознакомления самому сотруднику. Если замечаний нет и сотрудник согласен с содержимым, то остается лишь подписать документ. Для этого в левом нижнем углу даётся подпись делопроизводителя и её расшифровка. При необходимости она дополняется подписью ответственного лица, например, начальника кадрового отдела. Печать компании не требуется.
Должностная инструкция делопроизводителя
Автор: admin · Опубликовано 10.01.2020 · Обновлено 27.07.2020
I. Общие положения
1. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование по программе подготовки специалистов среднего звена («Документационное обеспечение управления и архивоведение») или среднее профессиональное образование (непрофильное) по программе подготовки специалистов среднего звена и дополнительное профессиональное образование по дополнительным профессиональным программам профессиональной переподготовки по профилю деятельности.
2. Без требования к опыту практической работы.
3. Назначение на должность делопроизводителя, а также освобождение от нее производится приказом руководителя организации.
4. Делопроизводитель должен знать:
4.1. Нормативные правовые акты и нормативно-методические документы, определяющие порядок документационного обеспечения управления
4.2. Структуру организации, руководство структурных подразделений
4.3. Современные информационные технологии работы с документами
4.4. Порядок работы с документами
4.5. Схемы документооборота
4.6.Системы скоростного письма
4.7. Правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами
4.8. Правила организации и формы контроля исполнения документов в организации
4.9. Типовые сроки исполнения документов
4.10. Принципы работы со сроковой картотекой
4.11. Назначение и технология текущего и предупредительного контроля
4.12. Правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов
4.13. Правила документационного обеспечения деятельности организации
4.14. Виды документов, их назначение
4.15. Требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами
4.16. Правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов
4.17. Правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации
4.18. Системы электронного документооборота
4.19. Правила и сроки отправки исходящих документов
4.20. Требования охраны труда
4.21. Виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления
4.22. Правила согласования номенклатуры дел с ведомственными архивами и экспертной комиссией
4.23. Порядок формирования и оформления дел, специфика формирования отдельных категорий дел
4.24. Правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа
4.25. Правила выдачи и использования документов из сформированных дел
4.26. Критерии разделения документов на группы в соответствии с ценностью информации, содержащейся в них
4.27. Порядок использования типовых или ведомственных перечней документов, определения сроков хранения в процессе экспертизы ценности документов
4.28. Порядок создания, организации и документирования работы экспертной комиссии
4.29. Правила составления и утверждения протокола работы экспертной комиссии
4.30. Правила составления и утверждения акта о выделении документов, не подлежащих хранению
4.31. Правила технической обработки и полного оформления дел постоянного и временного сроков хранения
4.32. Правила составления описи дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами
4.33. Правила передачи дел в архив организации
5. Делопроизводитель подчиняется непосредственно ________________________.
6. На время отсутствия делопроизводителя (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее их исполнение.
II. Должностные обязанности
В обязанности делопроизводителя входит:
1. Организация работы с документами:
— Прием и первичная обработка входящих документов
— Предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и не регистрируемые
— Подготовка входящих документов для рассмотрения руководителем
— Регистрация входящих документов
— Организация доставки документов исполнителям
— Ведение базы данных документов организации
— Ведение информационно-справочной работы
— Обработка и отправка исходящих документов
— Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства
— Контроль исполнения документов в организации
2. Организация текущего хранения документов:
— Разработка номенклатуры дел организации
— Проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения
— Формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения
— Контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела
3. Организация обработки дел для последующего хранения:
— Проверка сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
— Составление внутренней описи дел для особо ценных документов
— Оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения
— Оформление обложки дел постоянного, долговременного сроков хранения
— Составление описи дел постоянного, долговременного сроков хранения
— Передача дел в архив организации
III. Права
Делопроизводитель имеет право:
1. Запрашивать и получать необходимую информацию, а также материалы и документы, относящиеся к вопросам своей деятельности.
2. Повышать квалификацию, проходить переподготовку (переквалификацию)
3. Принимать участие в обсуждении вопросов, входящих в его функциональные обязанности.
4. Вносить предложения и замечания по вопросам улучшения деятельности на порученном участке работы.
5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.
6. Принимать самостоятельные решения, руководствуясь квалификационными требованиями и должностными обязанностями
IV. Ответственность
Делопроизводитель несет ответственность:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с положениями (требованиями) Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 г. № 197 ФЗ (ТК РФ) (с изменениями и дополнениями), профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 15 июня 2020г. №333н и иных нормативно–правовых актов, регулирующих трудовые отношения.