Образцы писем деловой переписки по строительству

Образец делового письма

Составление различного рода деловых писем – необходимая часть работы представителей бизнеса. Благодаря подобным посланиям они приобретают возможность решать коммерческие вопросы наиболее доступным, быстрым и оптимальным путем.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Какие деловые письма бывают

Условно деловые письма можно разделить на несколько основных категорий:

Отдельным пунктом можно пометить ответы на все эти письма, которые также являются частью официальной деловой корреспонденции и также пишутся по определенным канонам.

Кто должен выступать в роли автора письма

Деловые письма всегда должны содержать подпись. При этом непосредственно составлением письма может заниматься любой сотрудник компании, в чью компетенцию входит данная функция или уполномоченный на это распоряжением директора. Обычно это специалист или руководитель того структурного подразделения, в ведение которого входит тематика послания. Однако вне зависимости от того, кто именно занят написанием, письмо в любом случае нужно передавать на утверждение руководителю, памятуя о том, что оно пишется от лица компании.

Общие правила написания деловых писем

Все деловые послания должны касаться только деятельности фирмы или обстоятельств, с ней связанных. При этом, вне зависимости от содержания, они должны подчиняться некоторым требованиям.

В первую очередь, это определенная структура. В послании всегда должны быть указаны:

• дата написания,
• реквизиты отправителя и получателя,
• вежливое адресное обращение (в виде формулировки «Уважаемый Иван Петрович», «Уважаемая Елена Григорьевна»),

Следует отметить, что письма могут адресовываться как отдельным сотрудникам, так и целым коллективам (в этом случае достаточно ограничиться приветствием «Добрый день!»).

информационная составляющая, содержащая причины и цели, послужившие основанием для написания письма,

просьбы и объяснения

заключение.

К письму могут прилагаться различные дополнительные документы, фото и видео свидетельства – при наличии таковых, это необходимо отразить в основном тексте.

Письмо можно оформлять как на обычном стандартном листе формата А4, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант предпочтительнее, поскольку при нем не надо вручную вбивать реквизиты компании, кроме того, такое письмо выглядит солиднее и лишний раз свидетельствует о принадлежности послания к официальной корреспонденции. Его можно писать в рукописном виде (особенно удачно получаются письма, написанные каллиграфическим почерком), или же печатать на компьютере (удобно, когда нужно создать несколько копий письма).

Письмо обязательно должно быть заверено подписью, но при этом проштамповывать его не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применять в своей деятельности печати.

Перед отправлением послание при надобности регистрируется в журнале исходящей документации, в котором ему присваивается номер и ставится дата отправления.

На что обращать внимание при составлении письма

При составлении письма нужно тщательно следить за правописанием, придерживаться правил и норм русского языка по части лексики, грамматики, пунктуации и т.д. Получатели всегда обращают внимание на то, насколько грамотно изложены и оформлены мысли в послании.

Не стоит забывать о том, что проведенные исследования однозначно говорят о том, что люди не готовы тратить на прочтение подобного рода писем более одной минуты.

Письмо необходимо писать в корректной форме, не «растекаясь мыслью по древу», достаточно коротко и емко, по делу. Каждая новая тема должна быть оформлена в виде отдельного абзаца, которые при необходимости надо разделить на пункты. Кроме того, лаконичное и четкое письмо даст понять получателю, что автор ценит его время. Здесь поговорка «краткость — сестра таланта» — к месту.

Чего нельзя допускать в деловом письме

В деловых письмах совершенно недопустим развязный или фривольный тон, ровно как и лишком сухой текст и банальные «штампы». Также следует избегать сложных формулировок, обилия причастных и деепричастных оборотов, специальной терминологии, понятной узкому кругу специалистов.

В письмо нельзя включать непроверенные, недостоверные и уж, тем более, заведомо ложные сведения.

Надо иметь ввиду, что такой тип посланий не только является частью рутинной деловой корреспонденции, но и, во многих случаях, относится к официальным документам, которые впоследствии могут обрести статус юридически значимых.

Как отправить письмо

Любое официальное послание можно отправить несколькими основными путями.

Первый, — наиболее современный и быстрый, — через электронные средства связи. Это удобно и оперативно, к тому же позволяет отправить информацию практически неограниченного объема.

Минус здесь один – при большом количестве почты у адресата, письмо может легко затеряться или же попасть в папку «Спам», поэтому при отправлении писем таким способом, желательно дополнительно удостовериться в том, что письмо получено (через простой телефонный звонок).

Второй путь: консервативный, который позволяет переслать послание Почтой России. При этом рекомендуется применить функцию отправки заказным письмом с уведомлением о вручении – такая форма гарантирует то, что письмо дойдет до адресата, о чем получатель получит специально уведомление.

Обычно отправление через стандартную почту используется в тех случаях, когда отправляются оригиналы документов, письма, заверенные живыми подписями и печатями.

Также письмо можно отправить через факс или различные мессенджеры, но только при том условии, что отношения между партнерами достаточно близкие и вполне допускают такой путь переписки.

Источник

Письма

Письмо – это документ управленческого характера, являющийся основой входящей и исходящей корреспонденции. Различают самые разные его разновидности. Правила оформления зависят от конкретного вида. Основная функция писем – обеспечение связи с внешними структурами, взаимодействие между подразделениями.

Разновидности деловых писем

Письма подразделяются на виды в зависимости от этих объединяющих признаков:

• По предмету. Различают коммерческие и деловые письма. Первые обычно составляются от имени ЮЛ. Применяются при оформлении коммерческих сделок, заключении контрактов. Деловые письма нужны для решения управленческих, организационных и юридических вопросов.
• По цели составления. Различают информационные и рекламные письма. Первые нужны для информирования читателя о чем-либо, вторые – для стимулирования продаж.
• По функциям. Могут быть инициативными. Предполагается, что отправитель будет ждать от получателя письма какой-либо реакции (принятия решения, письменного ответа). Второй вид документа – письма-ответы.
• По адресату. Различают обычные (направляемые одному получателю) и циркулярные (получателей несколько).
• По форме. Могут быть электронными и обычными.
• По содержанию. Есть письма, в которых рассматривается только один вопрос. Но документ может содержать и сразу несколько вопросов.
• По структуре. Регламентируемые ГОСТ и составляемые в свободной форме.

Часто вид письма полностью определяет его содержание. К примеру, информационные и рекламные бумаги могут разительно отличаться между собой.

Общие требования к письмам

При составлении письма следует руководствоваться официально-деловым стилем изложения. Рассмотрим основные правила, актуальные при оформлении:

• Приведение содержания письма в соответствие со стандартами. Существуют термины и обороты, использование которых – сложившаяся практика в деловой среде. Есть также структура, считающаяся стандартом. Стандартизация облегчает восприятие и изложение информации, служит целям оптимизации.
• Нейтральный тон. Исключена эмоциональность, слова с определенной окраской (к примеру, не рекомендуется использовать уменьшительно-ласкательные суффиксы).
• Отсутствие участков текста, которые можно толковать двояко. Все формулировки должны быть точными и однозначными. В обратном случае получатель письма может просто не понять, что ему хотел сказать отправитель.
• Лаконичность. Письмо должно содержать только необходимые сведения. Желательно делать текст кратким. Для этого исключаются все участки текста, не относящиеся к делу. Однако текст нельзя сокращать до такого состояния, что получатель не понимает отправителя.
• Использование стандартной терминологии. Терминология, которая может использоваться в деловой переписке, регламентируется ГОСТ Р 511141-98.

Текст не должен быть усложнен многосоставными предложениями. Нужно помнить о главной цели документа – достижение понимания между двумя участниками беседы.

Структура документа

Стандартное деловое письмо состоит из этих четырех частей:

• Обращение. Может быть общим или индивидуальным. Во втором случае указывается имя/отчество получателя (к примеру, «уважаемый Иван Иванович»).
• Вводная. Фиксируются причины направления письма. Здесь могут присутствовать ссылки на другие документы.
• Основная. Прописывается главная цель обращения. Здесь же можно отразить доказательства, привести анализ ситуации.
• Заключение. Завершение текста – целевое действие. К примеру, здесь можно сформулировать свою просьбу/требование.

Не существует идеальных писем. Содержание документа напрямую зависит от множества факторов. К ним относится степень знакомства, необходимость в официальном обращении, правила, актуальные для конкретной ситуации.

Составление письма по ГОСТ

Подробные требования к письму приведены в ГОСТ Р 6.30-2003. Для составления используются листы формата А4 или А5. Основные нормы:

• Цвет бумаги: белый.
• Поля: 20 мм левое, верхнее и нижнее, 10 мм – правое.
• Дата оформления письма – это дата его подписания.
• Ссылка на исходящий номер – это сам номер, а также дата письма, на которое отвечают.
• Адресат – это организация, подразделение или человек.
• В тексте могут присутствовать таблицы, графы и прочие элементы.
• Если есть приложение, нужно указать на этот факт (к примеру «Приложение: на 2 листе в 2 экземплярах»).
• Подпись должна сопровождаться расшифровкой.

Если необходимо, прописывается ФИО исполнителя и номер его телефон.

К СВЕДЕНИЮ! Фирма имеет право разрабатывать бланки самостоятельно. То есть, использование ГОСТ – это рекомендация, но необходимость.

Источник

Образцы (шаблоны) писем. Стройподряд

Образцы писем, которые рекомендовано применять в различных ситуация в процессе выполнения Подрядчиком контракта, а т. после завершения работ. Кроме шаблонов для скачивания, для каждой ситуации есть алгоритм действий, рекомендации составления писем.

Составление и анализ

Оптимизация переписки РАЗРЕШЕНИЕ СПОРОВ

Ответы на претензии

Арбитраж и ФАС, иски

Самые востребованные шаблоны (образцы) писем.

Письма, скомпонованные по разделам и направлениям.

Необходимо согласовать ЛСМ (смету).

Нужно принять-передать объект.

Акт приемки-передачи объекта.

Невозможно начать работы.

Прочие письма, необходимые на этой стадии.

Перенос сроков выполнения работ.

Замена материала(ов) на аналогичный.

Есть помехи в ходе работ.

Прочие письма, необходимые на этой стадии.

Уведомление Заказчика об окончании работ.

Письмо о том, что выявленные недостатки — не повод не принимать работы.

Разъяснения по полученным замечаниям от Заказчика при сдаче работ.

Просьба о подписании актов КС-2.

Прочие письма, для сдачи-приемки работ.

Требование об оплате всех выполненных работ

Повторное требование об оплате выполненных работ.

Письмо с контррасчетом пеней.

Письмо о недопустимости одностороннего удержания пеней и/или штрафов.

Прочие письма, необходимые для оплаты работ

Необходимость проведения доп. работ.

Письмо о согласовании доп. работ.

Отказ Подрядчика от бесплатного (сверх сметы) выполнения доп. работ.

Прочие письма, для оформления допработ.

Запрос протокола рассмотрения заявок.

Подтверждение подачи аукционной заявки.

Просьба заменить некачественный товар.

Согласие собственника на выполнение строительных и/или ремонтных работ на объекте.

Шаблоны и инструкции

Грамотные письма и

Письмо. Необходимость согласовать ЛСМ (смету).

Контракт (договор подряда) подписан, сметные расчеты сторонами не согласованы (например, после понижения на аукционе).

Письмо. Необходимость принятия-передачи объекта

Контракт (договор подряда) подписан, объект не передан Подрядчику вовремя.

Акт приемки-передачи сторонами объекта.

До начала работ по контракту необходимо принять/передать объект(ы), где будут выполняться работы, составить акт.

Письмо: требуется пояснение по несоответствию тех. задания и сметы.

В ТЗ (техзадании) и в ЛСМ (локальном сметном расчете(ах)) указаны разные материалы и/или работы, Подрядчику не ясно, какой именно использовать материал, какие именно выполнять работы, просьба разъяснить.

Письмо. Невозможность начать работы.

По причине, которая от Подрядчика не зависит, работы начинать невозможно. Нужно сообщить об этом Заказчику.

Сметы или ТЗ не согласованы
до начала работ

Как обязать Заказчика
их сразу согласовать НЕТ передачи ОБЪЕКТА ›

Заказчик так и не передал
объект до начала работ

Как ускорить передачу объекта
или приостановить работы ПЕРЕНЕСТИ сроки НАЧАЛА ›

Надо перенести сроки начала
работ на объекте

Как убедить Заказчика,
что сроки надо отодвигать ПОМЕХИ до начала РАБОТ ›

Невозможно начинать работы
из-за помех разного рода

Что делать Подрядчику в этом
случае, как избежать санкций

Письмо. Перенос сроков выполнения работ Подрядчиком.

Сроки выполнения (окончания) работ по контракту переносятся (т.е. изменяются). Подрядчик официально (письменно) уведомляет от этом Заказчика.

Письмо-уведомление о приостановке работ.

Работы по контракту (договор подряда) приостановлены по причине, которая от Подрядчика не зависит. Подрядчик официально (письменно) уведомляет от этом Заказчика.

Письмо о замене материала(ов) на аналогичный, просьба согласовать замену.

Подрядчик предлагает Заказчику заменить используемый(е) материал(ы) на аналогичный(е).

Письмо-уведомление о необходимости в приемке скрытых работ.

Скрытые работы по контракту выполнены подрядчиком, необходимо их принять (т.е. освидетельствовать) и подписать акт(ы) освидетельствования выполненных скрытых работ.

Повторное уведомление о необходимости в приемке скрытых работ.

Заказчик уведомлялся ранее Подрядчиком о том, что Заказчику требуется принять скрытые работы, а т. подписать акт(ы) освидетельствования скрытых работ, но этого Заказчиком сделано не было.

Уведомление об окончании отдельной стадии (этапа) работ.

Работы частично выполнены (определенная стадия, этап работ), необходимо безотлагательно приступить к сдаче-приемке этого этапа (стадии) работ.

Повторное уведомление об окончании отдельной стадии (этапа) работ.

Заказчик уведомлялся ранее Подрядчиком о том, что Заказчику необходимо безотлагательно приступить к процедуре сдачи-приемке этапа (стадии) работ, но этого Заказчиком сделано не было.

Уведомление о имеющихся помехах в ходе работ.

На объекте, в ходе работ, созданы определенные помехи для проведения работ (ведутся иные работы другим подрядчиком или же самим заказчиком). Необходимо письменно сообщить об этом Заказчику, указать в письме, что или помехи должны быть устранены или необходимо согласовать новые даты выполнения работ.

Письмо-уведомление о приостановлении Подрядчиком исполнения контракта из-за отсутствия необходимой техдокументации.

Работы по контракту (договору подряда) приостановлены Подрядчиком, т.к. заказчик необоснованно отказывается предоставлять Подрядчику тех.документацию (проект).

Письмо о необоснованном отказе представителя Заказчика внести устные требования в журнал (общий журнал хода работ).

Если куратор (представитель Заказчика) потребовал «что-либо сделать» с отступлением от сметы и/или ТЗ, то он обязан эти требования занести (безотлагательно) в общий журнал работ. С случае, если он этого не сделал, Подрядчику нужно уведомить Заказчика и попросить его в письменной форме подтвердить требования куратора (представителя Заказчика).

Заказчик «не хочет» согласовывать
выполненные допработы

Как обязать Заказчика
их согласовать и оплатить НЕТ оплаты ДОПРАБОТ ›

Заказчик «не хочет» оплачивать
выполненные допработы

Как получить оплату
за выполненные допработы НАДО увеличить СМЕТЫ ›

Необходимо увеличение, при объеме
не более 10% от контракта

Как оформить увеличение
и получить полную оплату ТРЕБОВАНИЯ отступить от ТЗ ›

Заказчик требует выполнить работы
с отступлением от ТЗ или проекта

Как оформить такие работы
или отказаться от них

Уведомление о необходимости проведения доп. работ.

Подрядчик установил (в ходе работ) необходимость в проведении доп. работ. Нужно их согласовать.

Уведомление Заказчика, согласование изменений в сметах (в выполняемых работах, в ведомостях).

Заказчик (в ходе работ) внес устные пожелания об изменениях в работах. Необходимо обязательно требуется уведомить об этом заказчика, согласовать с ним необходимость этих работ (получить письменное согласие заказчика на доп. работы).

Письмо о согласовании доп. работ.

Общий объем работ по контракту превышает указанный в контракте на более чем 10%. Необходимо согласовать виды и ст-ть допработ.

Письменный отказ Подрядчика от бесплатного (сверх сметы) выполнения доп. работ.

Работы по контракту выполнены, но Заказчик требует еще и проведения доп. работ, причем выполнить их надо бесплатно.

Обоснование необходимости (обязательности) включения доп. работ в контракт.

Заказчик отказывается (причем необоснованно) согласовывать с Подрядчиком доп. работы.

Письмо о необходимости в доп. работах без увеличения цены контракта.

В случае, если даже выполнение доп. работ не приводит к увеличению цены договора (превышению сметы), то все равно нужно эти работы обязательно согласовать с Заказчиком.

Заказчик не согласен на замену
материалов в ходе работ

Как добиться от Заказчика
согласования этой замены ПЕНИ за ПРОСРОЧКУ ›

Заказчик необоснованно начислил
и выставил «огромные» пени

Как исключить пени и штрафы
или их уменьшить ОТКАЗ от приемки РАБОТ ›

Заказчик отказывается принимать
работы, необоснованно

Как сдать работы, подписать акты
и получить вовремя оплату ПРЕТЕНЗИИ при ПРИЕМКЕ ›

Заказчик «придирается» к результатам
работ, необоснованно

Как в этом случае подписать
акты КС-2 и получить оплату

РАБОТЫ ВЫПОЛНЕНЫ. СДАЧА-ПРИЕМКА РАБОТ

Уведомление Заказчика об окончании Подрядчиком работ.

Работы (все) выполнены Подрядчиком, необходимо безотлагательно приступить к их сдаче-приемке.

Повторное уведомление Заказчика об окончании Подрядчиком работ.

Заказчик ранее уже уведомлялся Подрядчиком о необходимости сдачи/приемки работ, но работы так и не были приняты.

Отказ Подрядчика (мотивированный) от предоставления Заказчику излишней тех. документации.

Заказчик необоснованно требует от Подрядчика предоставления им исполнительной документации. Нужен письменные отказ, с обоснованием причин отказа.

Письмо-уведомление о выявленных недостатках, низком качестве результатов, которые не зависят от Подрядчика(ов).

Работы по контракту Подрядчиком выполнены. Акты отправлены Заказчику, в это время Заказчиком выявлены различные недостатки, «низкое кач-во» т.д., причем вины Подрядчика в этом нет. Подрядчик, разумеется, не несет ответственности за эти недостатки, о чем и информирует Заказчика.

Разъяснения по полученным замечаниям Заказчика(ов) при приемке выполненных Подрядчиком работ.

Работы Подрядчиком выполнены, выявлены различные недостатки. Подрядчик направляет разъяснения по замечаниям.

Просьба о подписании актов КС-2.

Работы (все) выполнены, необходимо принять их, подписать КС-2 (это — сопроводительное письмо к отправляемым Заказчику актам).

Просьба (повторная) о подписании актов КС-2.

Акты (по форме КС2) были ранее отправлены Заказчику, но им не подписаны. При этом Заказчик объяснил свой отказ своим «недовольством» качеством выполненных работ.

Сметы или ТЗ не согласованы
до начала работ

Как обязать Заказчика их согласовать НЕТ ПЕРЕДАЧИ ОБЪЕКТА ›

Заказчик так и не передал
объект до начала работ

Как ускорить передачу объекта ПЕРЕНЕСТИ СРОКИ НАЧАЛА ›

Надо перенести сроки начала
работ на объекте

Как убедить Заказчика в этом случае ПОМЕХИ ДО НАЧАЛА РАБОТ ›

Невозможно начинать работы
из-за помех разного рода

Что делать Подрядчику в этом случае

РАБОТЫ ПРИНЯТЫ. ОПЛАТА. ВОПРОСЫ С ПЕНЯМИ И ШТРАФАМИ

Требование об оплате всех выполненных работ.

Работы были выполнены, приняты Заказчиком, акты подписаны, своевременной оплаты работ нет.

Повторное требование об оплате всех выполненных работ.

Заказчик уже уведомлялся Подрядчиком о том, что Заказчику требуется оплатить работы, но оплату заказчик так и не произвел.

Письмо Заказчику от Подрядчика с контррасчетом пеней.

Заказчик ранее направил в адрес Подрядчика свою претензию с рассчитанными в ней пенями, Подрядчик с ними не согласен.

Письмо о недопустимости (обоснованное) одностороннего удержания Заказчиком пеней и/или штрафов.

Заказчик (необоснованно) стремится вычесть пени и штрафы из суммы оплаты по контракту. Требуется написать о неправомерности таких действий.

Письмо Заказчику от Подрядчика с предлагаемым графиком оплаты по контракту.

В случае переноса сроков оплаты необходимо обязательно составить письмо с графиком оплаты, согласовать его с Заказчиком.

Сметы или ТЗ не согласованы
до начала работ

Как обязать Заказчика их согласовать НЕТ ПЕРЕДАЧИ ОБЪЕКТА ›

Заказчик так и не передал
объект до начала работ

Как ускорить передачу объекта ПЕРЕНЕСТИ СРОКИ НАЧАЛА ›

Надо перенести сроки начала
работ на объекте

Как убедить Заказчика в этом случае ПОМЕХИ ДО НАЧАЛА РАБОТ ›

Невозможно начинать работы
из-за помех разного рода

Что делать Подрядчику в этом случае

Письмо-запрос протокола рассмотрения первых частей заявок.

Не приведены причины отклонения аукционной заявки, нет доступа к протоколу.

Подтверждение подачи аукционной заявки.

Подтверждение того, что заявка подана, что соответствует требованиям.

Просьба к поставщику заменить некачественный товар.

Из-за поставленного ранее некачественного товара возникли недостатки в результатах работ. Заказчик требует их устранить. Подрядчик просит Поставщика рассмотреть вопрос о замене товара.

Согласие собственника на выполнение строительных и/или ремонтных работ на объекте.

Подрядчик собирается выполнять работы на территории собственника, собственник согласен.

Мы оказываем полный комплекс юридических услуг строительным и проектным компаниям.

Помощь при вступлении в СРО, для участия в тендерах. При этом отрабатываются как Строительные СРО в Перми, так и другие регионы (актуально для СРО в Проектировании или в Изысканиях).

Подготовка аукционных заявок. Первые и вторые части заявок. Помощь в участии и победе в аукционах.

Наши услуги грамотны и своевременны, работать с нами удобно и выгодно.

на деятельность компании

с минимальными затратами

Получить подборки материалов

для работы на Стройподряде

Полная подборка шаблонов писем

Источник