Как внедрить ERP-систему в строительстве
Когда заходит речь о ERP-системах в строительстве, то в числе первых ассоциаций, которые возникают у представителей строительного бизнеса, всплывают: «сложность», «саботаж», «затраты», «а оно вообще мне надо».
К сожалению, отраслевые ERP-решения пока не заработали себе уверенно хорошей славы среди российских строительных компаний. ERP – это для строителя какая-то жуткая, неудобная, долго и сложно внедряемая система, какие-то, извините, три ругательные буквы.
На самом деле, ERP – это ни что иное как (Enterprise Resource Planning). Ну вот, опять английские модные словечки… Переведём: планирование ресурсов предприятия. А где уж ресурсы, если не в строительстве.
ERP в строительстве доверяют слабо. Принято считать, что это только для больших и жирных компаний.
На самом деле, если внедрять программу учёта в строительстве поэтапно и с умом, то ничего архи сложного в этом нет. Главное – распределить задачи между сотрудниками.
Каждый сам за себя, но все за одного
Основное условие, которое позволяет ERP-системе в строительстве быть рабочим инструментом, – возможность каждого отдела/подразделения работать в рамках своей компетенции.
К примеру, специалист СДО осваивает свою часть системы. В его компетенции: сквозной учёт цепочки: заказчик, генподрядчик, субподрядчик; формирование коммерческих смет по собственным нормативам; документооборот с заказчиками и подрядчиками.
В то же время, специалист ОМТС работает над графиками снабжения объектов; контролем лимитов материалов; ведением договоров поставки и заявок.
ПЭО тем временем занимается внутренними сметами, планированием затрат; составлением БДР, БДДС на основании «первички»; учётом затрат и фактического движения денег.
Результат в постоянстве
И так по цепочке, данные постепенно попадают в программу управленческого учёта в строительстве, связываясь друг с другом. Именно так образуется логичная система, взаимосвязь данных. Иными словами, происходит эффект «самовнедрения». Кто-то скажет, «ванильное внедрение». Но, по сути, на деле так и должно быть. Каждый сотрудник просто должен взять за правило системно вносить данные в программу. Только так она будет работать. Это всё равно, что задаться целью сбросить лишний вес. Если один день быть на диете, а во второй день опять вернуться к обычному режиму питания, то вряд ли это приведёт к желаемому результату. Это будет только раздражать. То же и с системой управления строительной организацией. Если один день вы внесли данные в программу, а на следующий день не захотели/не успели, записали на жёлтую липкую бумажку, то на 99 % перенести с бумажки в программу вы забудете. По этой причине и материалы на объект могут быть заказаны дважды, и техника с объекта может быть отправлена на другой, на котором ещё её не ждут. Примеров много.
Двигайтесь от частного к общему, разделяйте труд и полномочия сотрудников – и ERP-система, постепенно наполняясь данными, начнёт работать на вас.
Модульная ERP, как тетрис
Компания «АЛТИУС СОФТ», которая специализируется на разработке программ учёта в строительстве, неоднократно сталкивалась с возражениями клиентов, которые опасались за то, что ERP – это неподъёмная затея. Причём эти опасения были свойственны даже тем строительным организациям, управленческий и административный аппарат которых был невелик. Это послужило толчком для создания модульной ERP-системы, которая состоит из отдельных программ. Работать программы могут как в связке друг с другом, так и автономно.
Отдельные программы
К примеру, программа «АЛТИУС – СДО» — для специалистов сметно-договорного отдела. На неё возложены подготовка и учёт договоров по единым стандартам. Благодаря этому можно быстро сделать выборку документов и обработать их по заданным критериям. Например: по объектам, заказчикам, исполнителям, суммам договоров, ответственным лицам, типам строительства (промышленное, гражданское, дорожное) и так далее.
Далее программа «АЛТИУС – ОМТС», которая содержит все сведения о поставщиках, закупках, материалах, маршруте их движения. Всё это любой снабженец может учитывать и контролировать сам, без привлечения информации из других источников компании.
Продолжает набор полезных программ «АЛТИУС — Документооборот». Она предназначена для ведения оперативного учёта договоров, документов, финансовых планов, учёта затрат строительных компаний.
Дополнить этот список также могут программы: «АЛТИУС – Автотранспорт», «Исполнительная документация», «ПУСК» (Проектное Управление Современной Компанией), «АЛТИУС CRM – Управление контактами» и другие решения.
Кому это надо?
Резонно спросить, кто более всего заинтересован в том, чтобы эти отдельные решения выстроились в одну логичную цепочку и образовали ERP-систему «АЛТИУС – Управление строительством». Как правило, наибольший интерес в этом у руководителя компании или подразделения. Ведь имея полное представление о том, как ведётся работа по строительным проектам, объектам и договорам, руководитель сможет отследить, по каким причинам наметилось замедление темпов строительных работ, есть ли отклонения от планов. То есть, руководитель не ставится перед фактом, а видит, что является поводом для срыва сроков, нерационального использования ресурсов, кто из сотрудников совершает ошибку. Также руководитель сможет выдать поручения сотрудникам, чтобы контролировать конкретный, интересующий участок работы.
Сидим в программе, как в соцсетях
При внедрении ERP-системы в строительстве результат зависит, прежде всего, от желания его добиться. Степень везения в данном случае не имеет никакого значения. Нужно лишь дисциплинированно работать и вносить данные.
Разумеется, всё новое – это некий стресс и, на первый взгляд, что-то лишнее. На первых этапах сотрудникам может помочь разработчик ERP-системы. Воспользовавшись сервисными услугами разработчика, помощь во внедрении очень просто организовать. Необходимо будет создать пилотную группу, которая поработает над вводом данных и убедиться, что работа с программой – не сложнее пребывания в соцсетях. Только «лайкать» там нечего. Хотя, ERP-система «АЛТИУС – Управление строительством» так активно развивается, что, может быть, и в ней появится возможность поставить сердечко или поднятый палец лучшему сотруднику, вовремя выполненному проекту, корректно закрытому договору…
Опыт применения отечественных ERP-систем в строительстве
Сложность применения ERP-систем в данной индустрии обусловлена такими особенностями строительного производства, как наличие весьма сложных взаимоотношений: инвестор – заказчик строительства – генеральный подрядчик – субподрядчики, и вытекающими отсюда особенностями календарного планирования.
Непростой является и специфика движения денежных средств, связанных с закупками материалов и оборудования, наймом рабочей силы, постоянным перемещением работников с одного объекта строительства на другой, и связанные с этим особенности отражения в учете затрат на строительство, а также значительные объемы незавершенного производства. Все вышеперечисленные факторы предъявляют к ERP-системам, предназначенным для автоматизации деятельности строительных компаний, особые требования.
Отечественные ERP-системы представлены разработками компаний: «Галактика», «ПАРУС», «1С», «КОМПАС». Ими созданы программы на основе платформы «1С:Предприятие 8», комплекс бизнес-приложений «Галактика Business Suite», «Система управления ПАРУС» и ERP-система «КОМПАС». К перечисленным выше фирмам в 2007 году присоединилась и компания ДИЦ со своим новым продуктом «Турбо 9».
Что собой представляют описанные системы? Решения фирмы «1С», реализованные на платформе «1С:Предприятие 8», предназначены для автоматизации типовых задач учета и управления предприятий. При их разработке учитывались, как современные международные методики управления, так и реальные потребности российских предприятий, в том числе и предприятий строительного комплекса. Такими программными продуктами являются «1С:Управление строительной организацией», «1С:Подрядчик строительства 4.0. Управление финансами», «1С:Подрядчик строительства 3.0. Управление строительным производством» и «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8».
Из вышеперечисленных программных продуктов примером системы, созданной исключительно для строительной отрасли, является «1С:Подрядчик строительства 3.0. Управление строительным производством». Данная система предназначена для формирования календарных планов строительства и контроля выполнения работ. Система эксплуатируется в производственно-технических отделах и непосредственно на строительных участках. Функции системы позволяют производить обмен данными с программами расчета смет, а также с такими системами, как «1С:Подрядчик строительства 4.0. Управление финансами» и «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8» редакция 2.5. Сформированные календарные планы могут быть выгружены в форматах MS Project и MS Excel, после чего указанные файлы могут быть направлены заинтересованным лицам для исполнения либо рассмотрения и различных согласований.
Функциональные возможности программ позволяют решать большинство задач, связанных с управлением строительной компанией: управление финансами и бухгалтерия, управление персоналом и расчет зарплаты, составление календарных планов строительства и обмен данными с программами расчета смет, управление запасами, продажами, закупками и оборудованием. Особенностью программных продуктов, реализованных на платформе «1С:Предприятие 8.1» является возможность их эксплуатации на серверах под управлением ОС Linux.
Модульный подход к созданию ERP-систем позволил корпорации «Галактика» в комплексе «Галактика Business Suite» совместить передовые технологии и концепции управления, а также воплотить в жизнь новейшие разработки в области информационных технологий. Применительно к особенностям строительных организаций корпорацией «Галактика» разработано специальное решений — модуль «Галактика Управление строительством». Данное решение предназначено для комплексного управления строительной компанией и максимально учитывает специфику её деятельности.
«Система управления ПАРУС» создавалась как комплексная система автоматизации управления и предназначена для автоматизации четырех основных направлений финансово-хозяйственной деятельности предприятия: управление финансами, управление логистикой, управление производством, управление персоналом, управление страхованием. Применительно к специфике строительной отрасли система позволяет решать задачи формирования производственных планов, планирования потребностей в материалах, сырье, комплектующих, рабочей силе, оборудовании, оперативного управления строительным производством и ведения учета затрат на производство, а также проводить многофакторный анализ затрат в разрезе статей расходов, объектов строительства и другим параметрам.
Принципа модульности придерживается и ERP-система «КОМПАС», что позволяет постепенно вводить её в эксплуатацию, проводя процесс автоматизации управления поэтапно. Система «КОМПАС» автоматизирует работу следующих участков: управление финансами; управление закупками, запасами и продажами; управление активами; управление производством; управление затратами, управление персоналом и управление взаимоотношениями. Интересной особенностью ERP-системы «КОМПАС» является наличие базовой подсистемы «Документооборот», пронизывающей все остальные элементы и модули ERP-системы. Подсистема «Управление производством» имеет встроенные механизмы интеграции с системами автоматизированного проектирования и подготовки данных, что весьма актуально для строительных организаций. Функционал системы, наряду со стандартными функциями управления производством, позволяет вести точный учет незавершенного производства по объектам строительства (местам возникновения), что также немаловажно для предприятий строительной отрасли.
Вышедший в мае 2007 года новый программный продукт компании ДИЦ «Турбо 9» представляет собой платформу комплексной автоматизации предприятия, обладающей мощной функциональностью и применим в любых сферах хозяйственной деятельности. Программа сочетает в себе такие важные качества, как многофункциональность, обеспечивает комплексную автоматизацию всех участков учета, предлагает оригинальную методику ведения аналитического учета и предоставляет современные средства для анализа финансовой и хозяйственной деятельности предприятий и принятия своевременных управленческих решений. Программа позволяет ведение управленческого учета наряду с бухгалтерским учетом, поддерживает возможность ведения учета по нескольким организациям в одной информационной базе, обеспечивает возможность работы филиалов с единой информационной базой. Особенностью программы является возможность её интеграции и с российскими и западными ERP-системами.
Основными плюсами ERP-систем отечественной разработки является их максимальная адаптация к особенностям российских стандартов управления и учета, отсутствие необходимости перевода на русский язык технических документов, наличие (в решениях фирм «1С» и ДИЦ) встроенного языка программирования с русским интерфейсом, а также их относительно низкая стоимость по сравнению с западными системами. Тенденции развития отечественных ERP-систем таковы, что можно предположить и выход некоторых из них на международную арену. И если в 2002 году 1С-сообщество ставило перед собой задачу «догнать и перегнать Axapta (ныне Microsoft Dynamix)» по объемам внедрений, что и реализовано на данный момент, то сейчас можно смело предположить, что в недалеком будущем отечественные производители ERP-систем будут уверенно лидировать на российском рынке по сравнению с западными поставщиками.
Приступая к выбору системы для комплексной автоматизации бизнес-процессов строительной компании, желательно придерживаться проверенных методик выбора: функциональность системы, соответствие её функционала требованиям именно вашего предприятия, наличие успешных внедрений данной системы на других предприятий отрасли. Немаловажным является фактор производителя – следует понять: готов ли производитель системы обеспечить её качественную поддержку на протяжении жизненного цикла системы, возможности производителя по предоставлению своевременных обновлений и удаленному консультированию пользователей.
И, наконец, следует выбрать организацию, которая будет внедрять систему на вашем предприятии. Здесь с требованиями, аналогичными к производителю системы, следует выяснить важный момент – имеет ли данная организация опыт внедрения подобных систем на предприятиях строительного сектора и, что также немаловажно, наличие в штате специалистов со знанием специфики управления строительством. Соблюдение этих основных требований надежно гарантирует качественный результат внедрения ERP-системы в вашей компании.
Марк Суарес,
эксперт компании «ИМПУЛЬС-ИВЦ»
© ИМПУЛЬС-ИВЦ, 2008
© Издание 12NEWS (ИП Маринин А.Л.), 2008