Аудит затрат в строительстве

Особенности аудита строительных организаций: аудит накладных расходов в строительстве

«Финансовая газета», N 5, 1999

Накладные расходы являются комплексной статьей расходов строительно — монтажной организации, по которой учитываются:

административно — хозяйственные расходы;

расходы по обслуживанию работников строительства;

расходы на организацию работ на строительных площадках;

прочие накладные расходы.

Накладные расходы в строительстве отражаются на счете 26 «Общехозяйственные расходы». Перечень затрат, включаемых в статью «Накладные расходы», приведен в Приложении 1 к Типовым методическим рекомендациям по планированию и учету себестоимости строительных работ, утвержденным Приказом Минстроя России от 04.12.1995 N БЕ-11-260/7 (доведены до сведения финансовых органов Письмом Минфина России от 15.01.1996 N 2, налоговых органов — Письмом Госналогслужбы России от 16.04.1996 N ВП-4-13/33н).

При аудите проверяется, составлена ли организацией в соответствии с п.3.4.4 Типовых методических рекомендаций смета расходов на планируемый период по основному производству и подсобно — вспомогательному производству в размерах, определяемых по принятой организацией методике их распределения по объектам.

Распределение накладных расходов

В учетной политике организации должны быть приняты в качестве ее элементов методы распределения накладных расходов.

Так, накладные расходы подсобно — вспомогательных производств, учитываемые на счете 26 «Общехозяйственные расходы» отдельно от накладных расходов основного производства, относятся на себестоимость продукции этих производств в соответствии с п.4.31 Типовых методических рекомендаций:

по видам производств — пропорционально прямым затратам;

по видам продукции и услуг — пропорционально прямым затратам, затратам на оплату труда рабочих, численности рабочих или с применением других обоснованных методов.

К подсобно — вспомогательному производству относятся обособленные производства и хозяйства организации:

бетонное и растворное производство;

производство железобетонных и бетонных изделий;

производство блоков и строительных камней;

карьеры по добыче и переработке камня, щебня, песка;

механические, столярные и другие мастерские;

лесопильное производство, лесозаготовки;

электростанции и др.

В случае ведения организацией других видов деятельности, кроме строительной (например, торговли), накладные расходы сначала должны быть распределены между строительной деятельностью и другими видами деятельности пропорционально общей выручке от реализации.

Накладные расходы основного производства в соответствии с п.4.30 Типовых методических рекомендаций списываются на счета 20 «Основное производство» и 30 «Некапитальные работы» пропорционально прямым затратам.

На счете 20 «Основное производство» накладные расходы по объектам учета могут распределяться в соответствии с п.4.31 Типовых методических рекомендаций одним из методов, принятых учетной политикой:

пропорционально прямым затратам;

пропорционально затратам на оплату труда;

с использованием других методов, установленных при формировании учетной политики.

При аудите проверяется правильность распределения накладных расходов по объектам учета в соответствии с принятыми учетной политикой методами их распределения.

Накладные расходы — это комплексная статья затрат, на которую относятся различные расходы организации, связанные со строительством, такие как расходы на оплату труда, отчисления на социальные нужды, амортизационные отчисления и расходы по аренде основных средств, расходы на служебные командировки, канцелярские расходы и др. В связи с этим аудиторами при проверке используются приемы, применяемые при аудите соответствующих участков бухгалтерского учета согласно действующей группировке затрат по их элементам:

использование материальных ресурсов;

расходы на оплату труда и отчисления на социальные нужды;

амортизация основных средств;

При аудите устанавливаются производственный характер расходов, правильность оформления первичных учетных документов: применение их типовых форм, заполнение всех необходимых реквизитов, наличие подписей соответствующих должностных лиц, выделение НДС в установленном порядке в целях правомерности зачета и т.д.

Аудит административно — хозяйственных расходов

В разд.I Перечня накладных расходов отражаются административные расходы строительно — монтажной организации.

Расходы на оплату труда

В этом разделе, в частности, учитываются расходы на оплату труда работников аппарата управления и линейного персонала, а также отчисления на социальные нужды от расходов на оплату труда этих работников.

При распределении работников организации по категориям персонала, а также при отнесении затрат на оплату труда по видам деятельности следует руководствоваться Инструкцией по заполнению организациями сведений о численности работников и использовании рабочего времени в формах федерального государственного статистического наблюдения, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 07.12.1998 N 121 по согласованию с Минэкономики России и Минтруда России. Данная Инструкция вводится в действие с 1 января 1999 г. С ее введением не подлежит применению ранее действовавшая Инструкция по статистике численности и заработной платы рабочих и служащих на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденная Госкомстатом СССР от 17.09.1987 N 17-10-0370.

Начисленные суммы оплаты труда должны быть подтверждены соответствующими документами:

штатным расписанием управленческого и линейного персонала организации;

табелями учета использования рабочего времени;

расчетно — платежными и расчетными ведомостями;

приказами по организации на прием и увольнение работников.

Все случаи выплаты премий должны быть подтверждены распорядительными документами по организации. Выплата премий производится при наличии в организации соответствующего положения о премировании.

Почтово — телеграфные расходы

При аудите следует проверить правильность отнесения почтово — телеграфных расходов как по собственным средствам связи, так и по расходам на аренду указанных средств. Проверяются законность оформления договоров на услуги, наличие актов приемки выполненных работ, оказанных услуг, оформление счетов — фактур на предмет правомерности выделения и зачета НДС.

Следует обратить внимание на особенности учета затрат, связанных с потреблением услуг сотовой связи. По указанному вопросу целесообразно использовать положения Письма Госналогслужбы России от 30.08.1996 N ВГ-6-13/616 «По отдельным вопросам учета и отчетности для целей налогообложения». В частности, следует квалифицировать затраты организации по установке телефонов, радиотелефонов, радиостанций, коммутаторов и т.п., порядок постановки на учет телефонной аппаратуры, в том числе сотовой и спутниковой связи, оплату услуг связи, включая учет гарантированного взноса компании сотовой связи.

Расходы на содержание и эксплуатацию помещений

При проверке расходов на содержание и эксплуатацию помещений, занимаемых и используемых административно — хозяйственным персоналом организации (отопление, освещение, энергоснабжение, водоснабжение, канализация и содержание в чистоте), следует проверить расходы как по собственным помещениям (зданиям и сооружениям), так и по арендуемым объектам.

По собственным помещениям проверяется правильность начисления амортизации в соответствии с установленными нормами или другим способом, принятым в учетной политике организации. По расходам на содержание собственных помещений следует проверить договоры с энергоснабжающими организациями, порядок оформления и оплаты за предоставляемые этими организациями услуги, правомерность выделения и зачета НДС.

По арендуемым помещениям следует установить по условиям договора, является ли арендодатель собственником сдаваемого в аренду помещения, что подтверждает право арендатора относить арендную плату на затраты.

Необходимо проверить, проведена ли государственная регистрация договора аренды в соответствии со ст.609 ГК РФ, а также выяснить, распределены ли в договоре аренды обязанности сторон по содержанию арендованного имущества в соответствии со ст.616 ГК РФ. От условий договора будет зависеть, на какие счета следует относить расходы по содержанию и ремонту арендуемых помещений.

Канцелярские расходы

Проверяется правильность оформления расходов на использование канцелярских принадлежностей, бланков учета, отчетности, других документов, периодических изданий, необходимых для целей производства и управления им, на приобретение технической литературы, переплетные работы и др.

Списание расходных материалов на эксплуатацию оргтехники должно оформляться актами на списание. Такие акты, в частности, должны оформляться на списание бумаги для ксероксов, принтеров, факсов, порошка для ксероксов и картриджей для принтеров. Соответствующими актами должны оформляться расходы по ремонту и обслуживанию оргтехники и персональных компьютеров.

Расходы на служебные командировки

При оплате командированным работникам расходов на краткосрочные командировки внутри Российской Федерации действуют следующие нормы, установленные Минфином России (Письмо от 27.07.1992 N 61 «Об изменении норм возмещения командировочных расходов с учетом изменения индексации цен» в ред. изменений от 27.05.1996 N 48):

оплата найма жилого помещения — по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами, но не более 145 руб. в сутки. При отсутствии подтверждающих документов расходы по найму жилого помещения возмещаются в размере 4 руб. 50 коп. в сутки;

оплата суточных — 22 руб. за каждый день нахождения в командировке.

При командировании работников в краткосрочные командировки за границу следует руководствоваться соответствующими нормами возмещения этих расходов.

При направлении рабочих, специалистов и руководителей для выполнения монтажных, наладочных, строительных работ строительно — монтажные организации руководствуются Постановлением Минтруда России от 29.06.1994 N 51 (с изменениями от 15.06.1995) «О нормах и порядке возмещения расходов при направлении работников предприятий, организаций и учреждений для выполнения монтажных, наладочных, строительных работ, на курсы повышения квалификации, а также за подвижной и разъездной характер работы, за производство работ вахтовым методом и полевых работ, за постоянную работу в пути на территории Российской Федерации». Указанным Постановлением следует также руководствоваться при подвижном, разъездном характере работ и при выполнении работ вахтовым методом.

Кроме того, при аудите необходимо проверить соблюдение порядка оформления командировок по разным основаниям, правильность применения установленных норм командировочных расходов и размеров надбавок, выплачиваемых взамен суточных.

Представительские расходы

Состав представительских расходов, нормы и нормативы этих расходов установлены Письмом Минфина России от 06.10.1992 N 94 (с изменениями от 29.04.1994, 19.10.1995 «Нормы и нормативы на представительские расходы, расходы на рекламу и на подготовку и переподготовку кадров на договорной основе с учебными заведениями, регулирующие размер отнесения этих расходов на себестоимость продукции (работ, услуг), и порядок их применения».

К представительским расходам, связанным с коммерческой деятельностью организации, относятся затраты предприятия по приему и обслуживанию представителей других предприятий (включая иностранных), прибывших для переговоров с целью установления и поддержания взаимовыгодного сотрудничества, а также участников (акционеров) организации, прибывших на заседания совета (правления) предприятия и ревизионной комиссии.

В состав представительских расходов входят затраты по проведению официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников), их транспортного обеспечения, посещению культурно — зрелищных мероприятий, буфетному обслуживанию во время переговоров и мероприятий культурной программы, оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате строительной организации.

Общая сумма на представительские расходы по смете, утвержденной советом (правлением) предприятия, и фактические расходы относятся на себестоимость в пределах размеров, приведенных в Приложении 1 к Письму N 94:

при объеме выручки от реализации продукции (включая НДС) до 2 млн руб. включительно — 0,5% от объема;

при объеме выручки от 2 млн руб. до 50 млн руб. — 10 тыс. руб. + 0,1% от объема, превышающего 2 млн руб.;

при объеме свыше 50 млн руб. — 58 тыс. руб. + 0,02% от объема, превышающего 50 млн руб.

При аудите устанавливается наличие первичных оправдательных документов, в которых должны быть указаны дата и место, программа проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны предприятия, величина расходов.

Первичными документами, определяющими факт расходования средств на представительские расходы, могут служить квитанции на оплату гостиницы, документы, подтверждающие оплату транспортных расходов, счета общепита, другие первичные документы, свидетельствующие о размере произведенных расходов.

Документальным подтверждением произведенных расходов в рамках культурной программы могут служить надлежащим образом оформленные документы (акты, отчеты, справки) с заполнением обязательных реквизитов, предусмотренных для первичных документов п.13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н.

Произвольно составленные акты не могут быть оправдательными документами, однако акт, составленный в полном соответствии с требованиями Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации и утвержденный руководителем организации, является основанием для принятия к учету произведенных затрат в качестве представительских расходов.

Суммы представительских расходов включаются в себестоимость строительных работ без налога на добавленную стоимость. В соответствии с Инструкцией Госналогслужбы России от 11.10.1995 N 39 «О порядке исчисления и уплаты налога на добавленную стоимость» суммы НДС, уплаченные по представительским расходам, относимым на себестоимость в пределах установленных норм, подлежат возмещению (зачету) из бюджета только в этих пределах, налог, относящийся к сверхнормативным расходам, возмещению не подлежит, а относится за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия.

Расходы на содержание легкового автотранспорта

При аудите проверяются правильность определения расходов на содержание и эксплуатацию собственного служебного автотранспорта, а также расходы на наем легковых автомобилей для служебных целей.

Первичным документом по учету работы легкового автотранспорта и основанием для начисления заработной платы водителю является путевой лист легкового автомобиля типовой межотраслевой формы N 3, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте».

Следует отметить, что путевой лист действителен только на один день или смену. На более длительный срок путевой лист выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены).

В путевом листе должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль. В путевом листе указывается маршрут движения, который служит основанием для подтверждения производственного характера расходов.

Начисление амортизации по легковым автомобилям производится по действующим нормам.

Списание горючего на работу автомобиля должно оформляться соответствующими документами (например, актами на списание) исходя из фактического пробега и норм расхода, утвержденных руководителем организации. Нормы расхода ГСМ разрабатываются самой организацией на основании Норм расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденных Минтрансом России 18.02.1997 N Р3112194-0366-97.

Расходы на ремонт автомобилей подлежат списанию на затраты при условии их надлежащего оформления (актов приемки ремонтных работ специализированных ремонтных организаций и др.).

В случае использования привлеченного легкового транспорта следует проверить правильность оформления договоров с этими организациями, а также порядок оформления работы автомобиля и расчетов со специализированной автотранспортной организацией.

Источник